7 formas de tornar a gestão da sua clínica ou consultório mais eficiente

Se sonha abrir a sua própria clínica ou pretende trazer mais eficiência ao seu consultório é fundamental adquirir conhecimentos de gestão. Gerir uma clínica exige conhecimentos especializados e a utilização de ferramentas e práticas de gestão específicas para esta área.

Por isso, deixamos-lhe 7 ideias para que a sua equipa seja mais produtiva e para que consiga oferecer aos seus clientes um serviço com a máxima qualidade.

1. Automatize processos

Fazer mais e melhor em menos tempo só é possível se organizar os processos de trabalho da sua clínica. E se num mercado tão competitivo ainda existem consultórios que utilizam processos manuais para tarefas como a marcação de consultas e a gestão de exames - consumindo tempo valioso e que poderia estar a ser canalizado para outras atividades – entenda que para se destacar da concorrência precisa de ser capaz de otimizar os processos internos do seu negócio.

Analise o mercado e perceba quais os sistemas de gestão que lhe vão permitir automatizar tarefas e controlar o progresso do trabalho. Isto passa não só pela adoção de softwares específicos para a área médica, mas também pela implementação de processos de trabalho e de rotinas mais eficientes na equipa. Processos com automatismos e sem a necessidade de repetição de tarefas vão trazer-lhe ganhos em termos de rigor e de eficiência, o que por sua vez, se traduz numa maior robustez financeira.

2. Invista o seu tempo no que é realmente importante

Apesar de ser o dono da sua clínica ou consultório e de tentar controlar todos os aspetos do negócio, é importante ter consciência de que não é possível ser responsável pelo planeamento e operacionalização de todas as tarefas envolvidas no funcionamento do seu projeto.

Faça uma análise cuidada e escolha criteriosamente quais as atividades que devem passar por si e quais as que deve delegar nas pessoas em quem confia. Isto pode significar investir algum tempo e recursos financeiros na formação da sua equipa, mas é fundamental para assegurar que o seu negócio está apoiado numa equipa experiente, autónoma e devidamente capacitada para desempenhar um conjunto de tarefas essenciais ao bom funcionamento da clínica. Deste modo, vai libertar mais do seu tempo de tarefas que podem ser feitas pelos seus colaboradores, podendo dedicar mais energia a atividades que geram valor para o negócio.

Verificar e-mails, estar presente em algumas reuniões, dar formação em práticas de atendimento ao cliente, atualizar as redes sociais, marcar consultas ou realizar a gestão contabilística do consultório são exemplos de tarefas que podem ser delegadas em colaboradores formados ou em empresas especializadas neste tipo de serviços e que de forma altamente eficiente podem trazer muito valor à sua clínica ou consultório.

De início, isto pode ser difícil, mas lembre-se de que delegar não significa entregar toda a responsabilidade aos colaboradores, mas sim guiá-los nas tarefas a realizar e acompanhar a sua execução.

3. Conheça os números e antecipe-se

É muito importante determinar métricas para perceber os números a que corresponde o desempenho do seu negócio. Estas métricas vão permitir-lhe reunir dados para futuras análises e para tomar decisões estratégicas sustentadas. Por isso, invista na medição e na análise de dados – por exemplo, o número de pacientes, o nível de satisfação, ou a taxa de não comparência às consultas marcadas podem ser indicadores interessantes para avaliar a evolução e o desempenho do seu consultório.
Para que sejam relevantes, estas métricas devem estar alinhadas com a sua estratégia de negócio e não ser apenas um conjunto de dados sem relevância para a atividade da sua empresa. Perceba que decisões necessita de tomar para o futuro do seu consultório e procure extrair indicadores que lhe permitam traçar um plano para atingir o crescimento que ambiciona. A partir destes métricas, pode antecipar e adaptar o seu negócio, agindo com base em dados concretos e não apenas em palpites.

4. Centralize a informação e organize todas as áreas do consultório

Reunir num só lugar todas as informações relevantes para a clínica pode fazer toda a diferença na gestão do seu projeto. Um dos fatores que mais contribui para a perda de controlo dos processos de gestão é a dispersão da informação: informação espalhada e desorganizada pode conduzir a erros, falhas de informação, perda de dados, mas também à repetição desnecessária de tarefas. Tudo isto, leva a sua equipa a perder tempo e energia que poderia estar a ser utilizada para gerar valor.

Reúna num só local todos os processos internos, atividades, horários dos colaboradores, consultas e atendimentos. Certifique-se de que esta informação está acessível a toda a equipa e de que os colaboradores são avisados atempadamente relativamente a alterações das atividades, de forma a estarem devidamente preparados.

5. Não junte as contas pessoais com as despesas do consultório

Controlar o fluxo de caixa, conhecendo e monitorizando minuciosamente as saídas e entradas dos recursos financeiros é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. Apesar de este ser um erro de principiante mais comum do que possa imaginar, saiba que as contas pessoais não devem nunca misturar-se com as contas da empresa, já que tal dificulta a identificação de potenciais problemas financeiros, o que pode lesar a gestão do seu consultório.

6. Prepare o futuro financeiro da sua clínica

É importante fazer uma análise de cada semana, mês e ano. Mas é também essencial projetar o futuro financeiro do seu negócio para perceber se o roadmap que traçou está a ser realmente cumprido e se, afinal, o seu negócio está a ter o retorno que planeou para a fase em que se encontra.

Defina objetivos e trace metas para alcançá-los, perceba o seu cenário atual e projete o fluxo de caixa com base nas contas que ainda tem a pagar e nos valores que irá receber nesse período. Deste modo, vai perceber se lhe vão faltar recursos financeiros ou se, pelo contrário, chegará ao fim de terminado período com um saldo positivo que poderá canalizar para um investimento estratégico, como a aquisição de equipamentos, o aumento da equipa, ou a contratação de um serviço de marketing.

7. Destaque-se pela diferença

Numa área altamente competitiva como a da saúde, há variáveis que fazem a diferença e que nos levam a preferir um determinado profissional ou clínica, até mesmo, quando estes não ficam mais perto da nossa casa ou local de trabalho. A simpatia do corpo clínico, o tratamento humanizado, a gentileza dos rececionistas, um telefonema do assistente a certificar-se de que está tudo bem com o paciente depois de um procedimento médico – tudo isto são aspetos que o podem fazer destacar-se dos seus concorrentes.

Pense no que de melhor tem a oferecer e de que forma pode superar as expetativas dos seus clientes, levando-os a manter-se fiéis ao seu consultório ou clínica.

A Ekonta é uma empresa de contabilidade com uma sólida experiência na gestão contabilística e financeira de hospitais, clínicas e consultórios médicos e dentários. Conhecemos as necessidades e exigências específicas desta área e damos-lhe todo o apoio de que precisa para abrir a sua clínica ou ganhar eficiência na gestão da contabilidade do seu consultório.

Entre em contacto com a Ekonta e torne a gestão do seu consultório médico ou clínica mais eficiente.